ESPD-formularen: Komplet guide til udfyldelse (2026)
Første gang du støder på et ESPD, er det let at føle sig fortabt. Formularen er lang, sproget er tungt, og konsekvensen af en fejl kan være at dit tilbud bliver kasseret. Men når du først forstår logikken bag, er det faktisk ikke så slemt.
Denne guide tager dig igennem hvad et ESPD er, hvordan du udfylder det, og hvilke fejl du absolut skal undgå.
Hvad er et ESPD?
ESPD står for European Single Procurement Document — på dansk det fælles europæiske udbudsdokument. Det er en egenerklæring du afgiver som virksomhed, når du deltager i et offentligt udbud.
Tænk på det som en slags "foreløbig ansøgning." I stedet for at sende al din dokumentation med det samme (årsregnskaber, certifikater, referencer), erklærer du på tro og love at din virksomhed opfylder de krav ordregiver har stillet. Først hvis du vinder udbuddet, skal du fremlægge den faktiske dokumentation.
ESPD'et bruges ved EU-udbud — altså udbud over tærskelværdierne. Ved mindre udbud under tærskelværdien er det valgfrit for ordregiver om de vil bruge det.
Hvor finder du ESPD'et?
Du finder altid ESPD'et i udbudsmaterialet. Ordregiver har klargjort en skabelon med de specifikke spørgsmål der er relevante for det konkrete udbud. Du skal altså ikke udfylde et generisk ESPD — du besvarer det ESPD som ordregiver har lavet.
I de fleste tilfælde udfylder du ESPD'et elektronisk via det udbudssystem ordregiver bruger — f.eks. Ethics, EU-Supply eller Mercell. Kig i udbudsbekendtgørelsen under punktet "Kommunikation" for at finde det rette link.
De seks dele af et ESPD
ESPD'et er opdelt i seks dele. Du skal ikke nødvendigvis udfylde dem alle — kun de dele ordregiver har bedt om.
Del I: Oplysninger om udbuddet. Denne del er som regel forudfyldt af ordregiver. Du skal bare tjekke at oplysningerne er korrekte.
Del II: Oplysninger om din virksomhed. Her angiver du basale oplysninger som virksomhedsnavn, CVR-nummer, adresse og kontaktperson. Du skal også angive om du deltager alene, som del af et konsortium, eller om du baserer dig på andre virksomheders formåen.
Del III: Udelukkelsesgrunde. Her erklærer du at din virksomhed ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene — f.eks. at virksomheden ikke har ubetalt gæld til det offentlige, ikke er dømt for bestikkelse, og ikke er under konkursbehandling.
Del IV: Udvælgelseskriterier. Her besvarer du ordregivers krav til egnethed — det kan være krav til økonomisk formåen (f.eks. en vis omsætning), teknisk formåen (f.eks. relevante referencer) eller faglige kvalifikationer (f.eks. certifikater).
Del V: Begrænsning af antal ansøgere. Denne del er kun relevant ved begrænset udbud, hvor ordregiver skal vælge hvem der inviteres til at afgive tilbud.
Del VI: Afsluttende erklæringer. Her bekræfter du at oplysningerne er korrekte og at du kan fremskaffe dokumentation hvis du bliver bedt om det.
De tre fejl der koster flest tilbud
Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen modtager løbende spørgsmål fra virksomheder der er i tvivl om ESPD'et. Baseret på deres erfaringer og juridisk praksis er her de tre mest udbredte fejl:
Fejl 1: Forkert angivelse af deltagelsesform. Den absolut hyppigste fejl handler om Del II — specifikt om du deltager alene, som konsortium, eller baserer dig på en anden virksomheds formåen. Forskellen er juridisk væsentlig.
Hvis du f.eks. har en underleverandør der skal levere en del af ydelsen, og du har brug for underleverandørens referencer for at opfylde kravene, så "baserer du dig på" den virksomhed. Det betyder at underleverandøren også skal udfylde et separat ESPD.
Hvis underleverandøren bare udfører en delopgave og du selv opfylder alle krav, så benytter du bare en underleverandør — og der kræves ikke nødvendigvis et ekstra ESPD.
Forveksler du de to, risikerer du at dit tilbud bliver afvist.
Fejl 2: Manglende ESPD fra støttende enheder. Hvis du baserer dig på et moderselskab eller en partnervirksomheds økonomi eller erfaring, skal de også afgive et ESPD. Det glemmer mange. Husk: hver enhed du baserer dig på skal indsende sit eget ESPD med de relevante dele udfyldt.
Fejl 3: Udfyldelse af felter ordregiver ikke har bedt om. Nogle tilbudsgivere udfylder alle felter i ESPD'et "for en sikkerheds skyld." Det kan faktisk skabe forvirring og i værste fald modstrid med andre dele af dit tilbud. Besvar kun det ordregiver har bedt om.
Kan du genbruge et ESPD?
Ja, i mange elektroniske udbudssystemer kan du gemme og genbruge et ESPD du tidligere har udfyldt. Men vær opmærksom: du skal altid tilpasse det til det konkrete udbud. Ordregiver kan have andre krav, andre udelukkelsesgrunde eller andre udvælgelseskriterier end sidst.
En god praksis er at have en "master-ESPD" med dine standardoplysninger, som du kopierer og tilpasser for hvert nyt udbud.
Hvad hvis du laver en fejl?
Hvis ordregiver opdager fejl eller mangler i dit ESPD, kan de i visse tilfælde bede dig om at rette eller supplere. Men det er ikke garanteret — og hvis udbudsbetingelserne siger at fejl fører til afvisning, så er der ingen vej udenom.
Tommelfingerreglen: Behandl ESPD'et som en vigtig del af dit tilbud, ikke som en formalitet. Læs det igennem mindst to gange før du sender det, og sørg for at alle oplysninger stemmer overens med resten af dit tilbud.
Gør ESPD'et lettere med det rette værktøj
ESPD'et er et af de steder hvor mange SMV'er for første gang oplever udbudsverdenens kompleksitet. Det behøver ikke at være en stopklods.
Budpilotens ESPD-hjælper guider dig igennem hvert afsnit, forklarer hvad ordregiver beder om i klart sprog, og hjælper dig med at undgå de klassiske faldgruber.