Derfor opgiver SMV'er at byde på offentlige udbud — og hvad du kan gøre ved det

Det offentlige køber ind for over 400 milliarder kroner om året hos private virksomheder. Det burde være en kæmpe mulighed for små og mellemstore virksomheder. Og det er det — i teorien.

I praksis viser en rundspørge fra SMVdanmark at 62 procent af de SMV'er, der finder det relevant at byde på offentlige udbud, har opgivet at gøre det. Næsten to ud af tre. Det er et stort problem, både for virksomhederne og for det offentlige.

De tre største barrierer

Udbuddene er for store. Det er den hyppigste årsag. Mange offentlige udbud samler flere ydelser eller geografiske områder i ét stort udbud. Det kan give mening for ordregiver — færre kontrakter at administrere. Men for en virksomhed med 15 medarbejdere er et udbud der dækker hele Region Syddanmark simpelthen urealistisk at byde på.

Problemet er strukturelt. Når udbuddene er for store, er det kun de store virksomheder der har kapaciteten til at byde. Det reducerer konkurrencen, og det offentlige ender paradoksalt nok med færre tilbud og potentielt dårligere priser.

For mange krav til dokumentation. 41 procent af SMV'erne i SMVdanmarks undersøgelse peger på dokumentationskravene som en barriere. Et typisk offentligt udbud kræver ESPD, referencer, CVer for nøglepersoner, forsikringspolice, årsregnskaber, implementeringsplan, løsningsbeskrivelse, tidsplan og prisbilag.

For en stor virksomhed med en dedikeret udbudsafdeling er det rutine. For en virksomhed med 20 ansatte, hvor direktøren selv skriver tilbuddene om aftenen, er det en massiv tidsinvestering.

For stor usikkerhed om rentabiliteten. 38 procent ved simpelthen ikke om det kan betale sig. Transaktionsomkostningerne ved at afgive et tilbud ligger ifølge estimater på 3-4 procent af kontraktens værdi. Hvis du byder på en kontrakt til 2 millioner kroner, har du altså investeret 60.000-80.000 kroner i arbejdstid — uanset om du vinder eller ej.

Hvis du byder på fire udbud og vinder ét, har du brugt 240.000-320.000 kroner i tilbudstid for at vinde én kontrakt. Det regnestykke får mange til at konkludere at det simpelthen ikke er rentabelt.

Hvad der er ved at ændre sig

Der er bevægelse i den rigtige retning. Flere kommuner arbejder aktivt med at gøre udbud mere tilgængelige for SMV'er. Udbud.dk har indført en markering af "SMV-venlige udbud." Og politisk er der fokus på at opdele store udbud i mindre dele.

Derudover har digitalisering og AI gjort det muligt at reducere den tid det tager at vurdere og besvare et udbud markant. Det der før krævede en hel uges arbejde kan i dag gøres på en brøkdel af tiden med de rette værktøjer.

Men strukturelle ændringer tager tid. Spørgsmålet er hvad du kan gøre nu.

Fem ting du kan gøre i dag

Start med miniudbud. Hvis du er på en SKI-rammeaftale — eller kan komme med på én — er miniudbud den letteste vej ind. De er mindre, hurtigere og har begrænset konkurrence. Det er et godt sted at lære processen at kende uden at risikere 100 timer.

Kig under tærskelværdien. Udbud under EU's tærskelværdier har enklere regler, kortere frister og ofte færre krav. Mange af dem offentliggøres kun på udbud.dk og tiltrækker mindre konkurrence end de store EU-udbud.

Byg et tilbudsbibliotek. Mange dele af et tilbud kan genbruges: virksomhedsbeskrivelse, CVer, referencebeskrivelser, standardtekster om GDPR, kvalitetsstyring og arbejdsmiljø. Hav dem klar i en mappe, så du ikke starter fra nul hver gang. Det kan spare dig 30-50 procent af tilbudstiden.

Lav Go/No-Go disciplineret. Den største tidsspild er at bruge uger på et udbud du aldrig havde en reel chance for at vinde. Indfør en systematisk Go/No-Go vurdering for hvert udbud, og vær ærlig med dig selv om dine chancer. Det er bedre at byde på to udbud med stærke tilbud end på fem med halvhjertede.

Brug teknologien. AI-værktøjer kan reducere den tid det tager at analysere udbudsmateriale, identificere krav og vurdere om et udbud er relevant. Det ændrer ikke de strukturelle barrierer, men det ændrer regnestykket for den enkelte virksomhed.

Det handler om at gøre tilbudsinvesteringen mindre

Kerneproblemet for SMV'er er ikke at offentlige udbud er uinteressante. Det er at investeringen i at byde er for stor i forhold til den forventede gevinst. Hvis du kan reducere den tid det tager at vurdere og besvare et udbud, ændrer regnestykket sig fundamentalt.

Hvis det tog dig 10 timer i stedet for 80 at lave en grundig vurdering og et godt tilbud, ville du så byde på flere udbud? De fleste ville.

Budpiloten er bygget til præcis den udfordring. Platformen reducerer tiden fra udbudsmateriale til tilbudsbeslutning drastisk — med AI-analyse af krav, automatisk compliance-tjek og værktøjer til hele tilbudsprocessen.

Prøv Budpiloten gratis og se om der er relevante udbud for din virksomhed →